Algemene Voorwaarden van Topic Media Agency B.V. zoals hierna “Topic Media Agency” genoemd.

I. Geldigheidsgebied

  1. Deze Algemene Voorwaarden gelden tussen Topic Media Agency en de ondernemingen (de klant / klanten) die deelnemen aan de publicaties van Topic Media Agency.
  2. Topic Media Agency voert alle diensten uitsluitend uit op basis van de algemene voorwaarden in de versie die van kracht is op het moment van de opdracht. De klanten krijgen die meestal voorafgaand, maar uiterlijk gelijktijdig met de boekingsbevestiging toegestuurd.
  3. Afwijkende (mondelinge) afspraken, beperkingen, wijzigingen of toevoegingen moeten schriftelijk worden ingediend bij Topic Media Agencyen NL en zijn slechts van toepassing indien deze schriftelijk worden bevestigd door Topic Media Agency.
  4. Afwijkende algemene voorwaarden of aankoopvoorwaarden van de klant zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.

II. Sluiten van het contract

  1. Offertes van Topic Media Agency zijn over het algemeen vrijblijvend. Zij vormen slechts een uitnodiging voor de klant om een offerte in juridische zin te accepteren.
  2. Door de vrijblijvende offerte te aanvaarden toont de klant zijn interesse om deel te nemen aan een of meerdere publicaties van Topic Media Agency. Aanvaarding kan zowel mondeling of schriftelijk (e-mail is voldoende) geschieden. Het contract komt pas rechtsgeldig tot stand na een mondelinge (bijvoorbeeld telefonische) of schriftelijke (e-mail is voldoende) boekingsbevestiging van Topic Media Agency.

III. Producten van Topic Media Agency (mogelijkheden voor bijdragen)

  1. Topic Media Agency creëert speciale thematische publicaties in print en in digitale vorm. De klant kan een of meer bijdragen in die publicaties boeken. Daarvoor kan hij kiezen uit de volgende vormen van bijdragen (klantenbijdragen):
    1. Reclame-inhoud
      • reclamebijdrage van een onderneming volgens de materiaaleisen als bedoeld in de hieronder (III lid 2 sub 2) genoemde Bijlage (1);
      • de inhoud wordt door de klant geleverd;
      • aanduiding van de bijdrage als advertentie, advertorial of reclamebijdrage, en de productcategorie volgens de kwaliteitseisen (bv. portret van de onderneming, portret van het product of portret).
    2. Advertentie
      • klassieke advertentie die door de klant wordt ontworpen, wordt als advertentie aangeduid en door redactionele bijdragen omgeven.
  2. De kenmerken van de respectievelijke vormen van de bijdrage(n) en verdere details vindt u in de actueel geldende materiaaleisen die als Bijlage (1) bij de offerte [en/of] Algemene Voorwaarden worden meegezonden en uitdrukkelijk deel uitmaken van deze Algemene Voorwaarden.
  3. Opdrachten voor andere productvormen of categorieën en/of andere productnamen zijn slechts bindend na overleg en eventueel vertoon van een voorbeeld en de uitdrukkelijke schriftelijke bevestiging door Topic Media Agency.
  4. In principe bestaat er geen aanspraak op een bepaalde door de klant gewenste plaatsing binnen de geboekte publicatie. De toezegging van een bepaalde plaatsing conform de specifieke wensen van de klant is alleen bindend na schriftelijke bevestiging door Topic Media Agency. In dat geval wordt een plaatsingstoeslag van 20% op de in dat geval overeengekomen prijs berekend.

IV. Recht van weigering van Topic Media Agency

  1. Topic Media Agency behoudt zich het recht voor klantenbijdragen die niet voldoen aan de producteisen overeenkomstig artikel III AV inclusief de materiaaleisen zoals omschreven in Bijlage 1, te weigeren of ze met een andere productenmarkering of als een andere bijdragevorm te publiceren. Dat geldt vooral wanneer gastbijdragen met reclame-inhoud worden geleverd.
  2. Bij weigering van een dergelijke bijdrage wordt de klant eenmalig met een termijn gevraagd om een bijdrage te leveren die beantwoordt aan de producteisen die bij de boeking werden overeengekomen. Indien de klant ook na dat verzoek geen nieuwe bijdrage levert, of opnieuw een bijdrage levert die niet aan de eisen beantwoordt binnen de gestelde termijn, kan Topic Media Agency hetzij, de publicatie van de bijdrage definitief weigeren of, de bijdrage als reclamebijdrage kenmerken en plaatsen. Die beslissing ligt bij Topic Media Agency en de klant wordt daar onmiddellijk van op de hoogte gebracht. De klant heeft niet het recht zich terug te trekken door de weigering of door een veranderde aanduiding. De aanspraak tot betaling in het bijzonder wordt daar niet door geraakt.
  3. Dat geldt ook voor de niet-naleving van de technische normen en/of de kwaliteitseisen.
  4. Topic Media Agency behoudt zich daarnaast het recht voor om klantenbijdragen ook wegens andere belangrijke redenen te weigeren. Er is bijvoorbeeld – maar niet uitsluitend – in het bijzonder een reden voor weigering van (plaatsing van) een klantenbijdrage indien:
    • de inhoud indruist tegen wetten of ambtelijke bepalingen;
    • de bijdrage reclame van of voor een derde bevat;
    • de bijdrage politieke of religieuze opvattingen bevat;
    • de inhoud ervan de wapenindustrie ondersteunt;
    • er voor medische stoffen reclame wordt gemaakt, of er medische stoffen in worden beschreven of met naam worden genoemd.
  5. Voor zover Topic Media Agency geen gebruik maakt van haar recht om klantenbijdragen te weigeren die reclame van of voor een derde bevatten en die dus toch publiceert, geeft dat haar het recht om een passende toeslag op de overeengekomen kosten van de bijdrage in kwestie te berekenen.
  6. De weigering van een klantenbijdrage wordt onmiddellijk meegedeeld aan de klant. De klant krijgt een redelijke termijn waarbinnen hij een nieuwe of gewijzigde bijdrage kan leveren om eventueel de weigering of prijsverhoging te vermijden.
  7. Topic Media Agency is niet verplicht om elke klantenbijdrage op mogelijke redenen voor afwijzing te controleren. Dat geldt met name ook voor de vraag of een bijdrage reclame is of reclame van of voor derden bevat.

V. Levering van bijdragen en drukgegevens

  1. Topic Media Agency deelt de klant mee wanneer het drukwerk uiterlijk moet zijn ontvangen (deadline drukwerk).
  2. Voor de tijdige levering vóór de deadline van het drukwerk en de onberispelijke kwaliteit van verzonden drukwerk (in het bijzonder drukgegevens in digitale vorm) is enkel de klant verantwoordelijk. Dat geldt zowel voor de teksten (bijvoorbeeld in Word-formaat) als voor de afbeeldingen en grafieken, evenals bij de opgestelde advertenties in hun geheel. Het door de klant geleverde drukwerk moet alle gegevens bevatten die noodzakelijk zijn voor de uiteindelijke druk van de bijdrage.
  3. Indien bijdragen (in het bijzonder ook speciaal ontworpen advertenties) onvolledig- of niet met de vereiste eigenschappen volgens de materiaaleisen (Bijlage 1) worden geleverd, is de klant verplicht om op verzoek van Topic Media Agency onmiddellijk een gecorrigeerde versie te leveren. Indien de klant die verplichting niet nakomt, heeft Topic Media Agency het recht om de noodzakelijke aanpassingen zelf uit te voeren. Daarvoor kan zij gebruik maken van diensten van derden. In dat geval draagt de klant de kosten voor de daardoor ontstane meerkosten.
  4. De klant hoeft geen proofs te sturen. Als de klant toch proofs stuurt naar Topic Media Agency, worden die niet doorgegeven aan de drukkerij, noch zijn ze voor de uiteindelijke verschijningsvorm bepalend. Beslissend zijn alleen de digitale drukgegevens die door de klant worden aangeleverd.
  5. Drukwerk en/of proofs worden enkel op expliciet verzoek van de klant teruggestuurd.
  6. Topic Media Agency is niet verplicht het drukwerk te bewaren. Meestal wordt het drukwerk na de eerste publicatie van de klantenbijdrage een maand bewaard en daarna verwijderd.

VI. Vrijgave door de klant

  1. Bijdragen in tekstvorm, zoals gastbijdragen, worden door Topic Media Agency in de layout van de betreffende publicatie (productie) geplaatst. De bijdragen waarvan de lay-out klaar is, worden in PDF-formaat naar de klant gestuurd, zodat hij ze kan vrijgeven en indien nodig corrigeren.
  2. Er worden maximaal twee vrijgegeven PDF-bestanden gratis toegestuurd. Vanaf het derde verzoek van de klant om een PDF-bestand op te stellen, kan de uitgeverij de klant de hiermee gepaard gaande extra kosten van € 50 in rekening brengen. Er worden in totaal maximaal 5 PDF-bestanden gemaakt.
  3. Het vrijgaveproces wordt op de productiedagen van de publicatie uitgevoerd, waarin de klant een bijdrage heeft geboekt. Over de datum van die productie wordt de klant vooraf op de hoogte gebracht. De klant is verplicht om tijdig een contactpersoon voor Topic Media Agency voor dat vrijgaveproces te benoemen.
  4. Als een bijdrage niet onmiddellijk gecorrigeerd door de klant wordt teruggestuurd of vrijgegeven, geldt dat de vrijgave werd verleend.
  5. Indien de klant na het vijfde vrijgegeven PDF-bestand weer wijzigingen wenst door te voeren, dan wordt daar rekening mee gehouden, maar gelden ze als vrijgegeven zonder dat ze naar de klant worden gestuurd.
  6. Bijdragen die in een vorm met afgewerkte lay-out worden geleverd, zoals advertenties, worden na plaatsing in de lay-out van de publicatie niet naar de klant gestuurd ter vrijgave.

VII. Gebruiksrechten

  1. De koper verklaart dat hij beschikt over alle auteursrechtelijke gebruiksrechten, merkrechten, en andere octrooirechten die voor de publicatie van de klantenbijdrage in kwestie nodig zijn, en dat noch door de teksten, noch door de lay-out of de overige vormgeving de rechten van derden worden geschonden.
  2. De klant staat de vereiste gebruiksrechten op auteursrechten en aanverwante rechten, merkrechten, en andere octrooirechten af aan Topic Media Agency voor het gebruik van alle, naar Topic Media Agency verstuurde klantenbijdragen in print en online media van alle soorten, met inbegrip van het internet, en dat onbegrensd qua tijd, plaats en inhoud. Dat omvat in het bijzonder het recht op reproductie, verspreiding, tentoonstelling, uitzending, publieke toegang en openbaarmaking.
  3. Naast de aanvulling van de publicatie in kranten en het verspreiden ervan op evenementen zoals beurzen, bevat de toekenning van rechten ook alle andere denkbare marketing- en distributievormen, evenals (nog) onbekende vormen van gebruik.
  4. Topic Media Agency heeft met name ook het recht om klantenbijdragen in databases op te slaan of door derden te laten opslaan, en die voor opvraging gereed te houden en derden aan te bieden.
  5. Topic Media Agency heeft met name ook het recht de publicatie of individuele bijdragen daaruit in digitale vorm (bv. als PDF-documenten) beschikbaar te houden of als download aan te bieden, om het even voor welke eindapparaten en met welke technologie.
  6. Topic Media Agency heeft het recht om alle publicaties, waarin klantenbijdragen zijn opgenomen, of enkel de betreffende klantenbijdragen te archiveren, en dat archief tijdelijk en ruimtelijk onbegrensd openbaar te maken.
  7. Topic Media Agency heeft het recht om alle aan derden verleende rechten verder over te dragen of enkelvoudige gebruiksrechten aan derden te verlenen.
  8. De klant stemt bij voorbaat in met een bewerking van al het materiaal dat naar Topic Media Agency werd verzonden en met het overeenkomstige gebruik van de nieuwe auteursrechten die eventueel door de bewerkingen ontstaan.
  9. De klant draagt als enige de verantwoordelijkheid voor de inhoud en de rechtmatigheid van het tekst- en beeldmateriaal, en van alle geleverde onderdelen, lay-outs enz. die voor de publicatie ter beschikking werden gesteld. (10) De klant vrijwaart Topic Media Agency van alle aanspraken van derden, die zij op grond van schendingen van het recht door klantenbijdragen tegen Topic Media Agency indienen. Verder wordt Topic Media Agency door de klant gevrijwaard van de kosten van een doelmatige juridische verdediging die eventueel ontstaan als gevolg van deze aanspraken/vorderingen van voornoemde derden. De klant is verplicht om Topic Media Agency in goed vertrouwen met informatie en documentatie bij te staan bij de juridische verdediging tegen derden.

VIII. Aansprakelijkheid van Topic Media Agency

  1. Topic Media Agency gebruikt voor het drukken en verspreiden van de publicatie verschillende onderaannemers. De klant stemt hier bij voorbaat mee in.
  2. Voor zover Topic Media Agency aansprakelijk mocht zijn wegens een toerekenbare tekortkoming, onjuiste uitvoering van de opdracht, uit onrechtmatige daad of enige andere juridische grondslag gelden de volgende bepalingen:
    • Topic Media Agency is – behoudens opzet, grove schuld of bewuste roekeloosheid – slechts aansprakelijk voor directe schade in alle gevallen beperkt tot een bedrag dat in een redelijke verhouding staat tot het bedrag van de verstrekte opdracht en de ernst van de mogelijke tekortkoming/ het verzuim”.
    • Topic Media Agency is in alle gevallen niet aansprakelijk voor gevolgschade of indirecte schade, zoals bijvoorbeeld (niet limitatief) gederfde winst, gemiste kansen, bedrijfsstagnatie of voor andere niet redelijkerwijs voorzienbaar geachte schade.
  3. Bij aanspraken volgens de wet inzake productaansprakelijkheid, evenals bij letsel aan leven, lichaam of gezondheid, gelden de bovengenoemde beperkingen niet, maar is Topic Media Agency aansprakelijk volgens de wettelijke bepalingen.
  4. Alle tegen de Topic Media Agency (en/of door haar ingeschakelde onderaannemers) ingediende aanspraken wegens toerekenbare tekortkoming, althans onjuiste uitvoering van de opdracht verjaren binnen een jaar na de wettelijke verjaringstermijn, tenzij zij op opzettelijk gedrag berusten.
  5. Bij operationele storingen of in geval van overmacht, illegale stakingen, onwettige inbeslagneming, verkeersbelemmeringen, algemene schaarste aan grondstoffen of energie en dergelijke – zowel in het bedrijf van de uitgever als in de externe bedrijven die Topic Media Agency gebruikt om aan zijn verplichtingen te voldoen, wordt het factuurbedrag in dezelfde verhouding verminderd, als de verhouding waarin de toegezegde oplage tot de werkelijk verspreide oplage staat. Verdergaande aansprakelijkheid wordt – voor dergelijke gevallen van overmacht en/of abnormale onvoorziene situaties waarbij uitvoering door Topic Media Agency praktisch onmogelijk of onredelijk bezwarend wordt – uitgesloten.
  6. Topic Media Agency hanteert een foutmarge van 3 tot 5% voor niet bijgevoegde specials, de verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij onze distributiepartners.

IX. Annulering door de klant

  1. De annulering van een bijdrage door de klant moet schriftelijk gebeuren en geldt pas door een schriftelijke bevestiging door Topic Media Agency als aanvaard. De annuleringskosten bedragen 25% van de overeengekomen bijdragekosten, indien vóór de redactionele vergadering wordt geannuleerd. De klantenbijdrage wordt in dat geval niet gepubliceerd.
  2. In geval van annulering na het begin van de redactionele vergadering bedragen de annuleringskosten 100%. Dat wil zeggen dat het recht op vergoeding van Topic Media Agency volledig blijft bestaan. In dat geval spant Topic Media Agency zich in om de klantenbijdragen uit de publicatie te nemen, voor zover dat nog mogelijk is.
  3. Een annulering na aanvang van de productie is niet mogelijk.

X. Annulering door Topic Media Agency

  1. Topic Media Agency kan de omzetting van de publicatie op elk moment annuleren en zich uit dit contract terugtrekken, voor zover daar belangrijke redenen voor zijn, zoals (maar niet beperkt tot) een gebrek aan financiering van de publicatie bij gebrek aan voldoende ondernemingen die met klantenbijdragen deelnemen of onhandige timing in verband met het onderwerp van de geplande publicatie. De bijdragekosten vervallen dan voor 100%. Reeds betaalde bedragen worden aan de klant terugbetaald. De verplichtingen van Topic Media Agency uit hoofde van het contract komen daarmee volledig te vervallen.
  2. In plaats van een annulering kan Topic Media Agency de oorspronkelijk geplande publicatiedatum verplaatsen. Bij een verschuiving tot maximaal 6 weken na en maximaal 5 dagen voor de oorspronkelijk geplande datum blijft de boeking van de klant voor de publicatie bestaan. De klant wordt daar onmiddellijk van op de hoogte gebracht.
  3. Bij een verschuiving van de publicatiedatum met een langere periode hebben zowel Topic Media Agency als de klant het recht zich terug te trekken. Indien een van de partijen dat recht tot terugtreding uitoefent, gelden de in paragraaf 1 genoemde juridische gevolgen van een annulering.
  4. Topic Media Agency heeft het recht de onderwerpen en experts die in de publicatie worden opgenomen te veranderen of te annuleren.

XI. Rekening

  1. De klant is verplicht zijn rekeninggegevens tijdig en correct aan Topic Media Agency door te geven en eventuele wijzigingen onmiddellijk mee te delen.
  2. Topic Media Agency brengt haar diensten uiterlijk op de publicatiedatum in rekening bij de klant.
  3. Indien de klant moet het niet eens is met de rekening dient hij zijn bezwaren/klachten binnen 6 weken na de factuurdatum schriftelijk en met vermelding van het factuurnummer kenbaar te maken aan Topic Media Agency, anders kan de klant op de (eventuele) onjuistheid daarvan geen beroep meer doen en wordt de rekening beschouwd als goedgekeurd.
  4. Topic Media Agency heeft het recht om de facturering en het betalingsverkeer door derden te laten uitvoeren, en zijn aanspraak tot betaling aan derden af te staan. Indien nodig gaat de klant daar nu al mee akkoord.
  5. Alle in publicaties of offertes van Topic Media Agency vermelde prijzen zijn zonder de wettelijke btw.

XII. Verzuim

  1. Topic Media Agency is bij het uitblijven van (tijdige en volledige) betaling en/of andere tekortkomingen aan de zijde van de klant gerechtigd haar verdere diensten op te schorten tot de klant volledig aan zijn (betalings)verplichting(en) heeft voldaan. In het bijzonder (maar niet uitsluitend) de druk van nog openstaande, al geboekte bijdragen. Voorts kan Topic Media Agency voor die en andere bijdragen vooruitbetaling verlangen. De opschorting van de dienstverlening tast het ontstane verzuim voor zulke reeds geboekte, maar uitgestelde bijdragen niet aan.
  2. Reclamebemiddelaars, reclamebureaus of andere derden die de klanten van Topic Media Agency opdrachten geven, zijn verplicht zich in hun offertes, contracten en afrekeningen met adverteerders (klanten) aan de prijslijst van Topic Media Agency te houden.
  3. Bemiddelings- of andere agentschapcommissies moeten door zulke bemiddelaars of agentschappen met de klant zelf worden overeengekomen en kunnen niet van de prijzen van Topic Media Agency worden afgetrokken. Dat geldt in het bijzonder ook voor eventueel in de branche gebruikelijke agentschapcommissies, waarvan de aftrekbaarheid daarmee uitdrukkelijk wordt uitgesloten, tenzij een dergelijke commissie individueel uitdrukkelijk werd overeengekomen.
  4. Verleende kortingen gelden steeds enkel voor de concrete contractant, niet voor geassocieerde ondernemingen.

XIII. Bewijsexemplaren

  1. Topic Media Agency biedt de klant op verzoek tot maximaal vijf bewijsexemplaren van de publicatie. Dat moet ten laatste bij de deadline voor het drukwerk uitdrukkelijk worden aangegeven door de klant.
  2. Tot 5 exemplaren worden kosteloos toegezonden. Meer bewijsexemplaren zal de klant alleen ontvangen als hij die tijdig voor de deadline van het drukwerk bij Topic Media Agency heeft besteld, of voor zover bij Topic Media Agency voldoende exemplaren voorhanden zijn en een afzonderlijke nadruk niet is vereist. Voor de levering van dergelijke bijkomende gevraagde bewijsexemplaren stelt Topic Media Agency de klant een prijs in rekening die afzonderlijk overeen moet worden gekomen.

XIV. Gegevensbescherming

  1. Volgens artikel 8 sub b Wet Bescherming Persoonsgegevens is het verzamelen, opslaan, veranderen of doorgeven van persoonsgegevens of het gebruik ervan als een middel voor het vervullen van eigen zakelijke doeleinden toegestaan, voor zover de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst.
  2. Van persoonsgegevens worden door Topic Media Agency in het bijzonder de naam van de desbetreffende contactpersoon en zijn/haar zakelijk e-mailadres en telefoonnummer uitsluitend in het kader van de afwikkeling van de verbintenis verzameld, verwerkt en gebruikt, en, indien nodig, doorgegeven aan derden die Topic Media Agency ter vervulling van zijn contractuele verplichtingen (druk, distributie) met inbegrip van facturering en boekhouding gebruikt. Die gegevens worden ook niet aan andere derden doorgegeven.
  3. Een correctie van de gegevens is te allen tijde mogelijk door een eenvoudige kennisgeving aan Topic Media Agency.

XV. Bevoegde rechtbank en rechtskeuze

  1. Het Nederlandse recht is van toepassing op alle geschillen die voortvloeien uit het contract.
  2. De bevoegde rechtbank voor alle aanspraken uit hoofde van en alle geschillen verband houdende met dit contract is de rechtbank te Amsterdam behoudens voor zover dwingendrechtelijke regels een andere bevoegde rechtbank aanwijzen.